Status Report: como elaborar o documento completo?

Status Report é um relatório que busca atualizar a equipe envolvida e os stakeholders sobre a situação do projeto, trazendo informações sobre o que foi entregue, ou não, e os pontos críticos de desenvolvimento.

Ter uma equipe em dia com a realidade do projeto facilita o desenvolvimento e a identificação de problemas. E uma ótima forma de realizar isso, é através de Status Reports.

Ao utilizar essa documentação de forma efetiva, é possível proporcionar diversos benefícios à equipe de desenvolvimento e aos stakeholders que aguardam os resultados do projeto, pois ajuda com a gestão de riscos e custos, registro de informações, maior visibilidade e transparência, entre outros.

Neste conteúdo, você entenderá como é feito o passo a passo do desenvolvimento de um Status Report e quais são as informações-chave para o documento.

O que não pode faltar em um Status Report

O Status Report é um documento que precisa seguir algumas premissas para cumprir as suas funções:

Foco nas informações

A principal premissa é ser uma ferramenta para compartilhar informações sobre um projeto e diminuir a quantidade de reuniões de atualização, e até acabar com a necessidade delas.

Por isso, o documento deve ser produzido com foco nas informações. Caso diferentes partes do projeto precisem de referências específicas, é interessante separá-los em partes destacadas para cada área.

Com os dados separados para cada área, é importante considerar um report geral do projeto, para que todos tenham uma visão completa.

Registro de Informações

Além de ser uma forma para atualizar todos sobre quais foram os avanços e problemas no projeto, o Status Report também serve para mostrar um histórico da evolução da entrega.

O registro das informações é essencial para que todos estejam a par do ritmo que o projeto está sendo desenvolvido e facilita a visão de todas as etapas realizadas.

Dessa forma, é mais fácil trabalhar com uma equipe que pode ser impactada por qualquer imprevisto ou mudança, como férias ou afastamento de algum colaborador.

Com as informações registradas, é mais simples para que uma pessoa de fora tenha condições de acompanhar o ritmo do projeto, mesmo sem ter atuado nele desde o início.

Informações claras e objetivas

Como o Status Report tem como objetivo atualizar todos da equipe e também os stakeholders sobre o estado do projeto, é essencial que as informações sejam transparentes e objetivas.

Por mais que o responsável pelo projeto tenha o receio em documentar más notícias, é importante mencionar quais são os passos que estão sendo seguidos, para que o problema seja solucionado.

Identificação de riscos e problemas

O líder de um projeto que possui um fluxo de informações através de um Status Report semanal ou mensal tem mais chances de identificar problemas, riscos futuros e se antecipar na solução.

Além disso, como tudo é documentado, o Status Report traz insights para projetos futuros, facilita procedimentos da empresa e proporciona maior confiabilidade nas entregas.

Bônus: orçamento do projeto

O Status Report também é uma ferramenta poderosa para planejar os custos do projeto e medir desvios não planejados.

Com o orçamento do projeto determinado e estruturado, a comunicação com o sponsor é facilitada, sem contar na previsibilidade de custos extras e nas economias proporcionadas pela verificação da relação entre o orçamento do projeto x o que foi gasto.

Resumindo…

Bom, para saber o que não pode faltar em um Status Report, é sempre ideal se perguntar:

• O estado do projeto foi apresentado?
• O progresso do projeto foi documentado?
• As informações apresentadas aqui são úteis para a minha equipe e stakeholders?
• Estão explicadas?
• Foram definidos os próximos passos?
• Está tudo documentado de forma a valorizar o tempo de quem quer ler?
• A relação entre o orçamento inicial e os gastos está explicada?
• Foram identificados problemas? Se sim, como serão solucionados?

Após responder às perguntas, é interessante atentar-se aos feedbacks da equipe durante as etapas e identificar as necessidades.

Os passos para elaborar um Status Report

Agora que você sabe quais são os conceitos e estratégias que deve seguir para que o seu Status Report esteja estruturado, vamos colocar a mão na massa.

Para que o fluxo da elaboração do documento seja simples e não te dê mais trabalho que o necessário, elaboramos um passo a passo para te ajudar.

1. Nomeie o seu documento

A nomenclatura do documento não precisa possuir nada de especial. Porém, é essencial que conste o nome do projeto e a data.

Este é um passo importante para os responsáveis por mais de um projeto, e também para outros projetos regulares da empresa.

2. Indique o estado do projeto

Indicar o estado do projeto logo no início do Status Report é uma ótima prática para mostrar de forma simples como está o desenvolvimento em relação ao cronograma.

Esta métrica pode variar de report para report, considerando que a equipe pode solucionar ou encontrar problemas conforme a evolução do projeto.

3. Faça um pequeno resumo do Status Report

O resumo do report é fundamental para apresentar brevemente qual é a situação do projeto para aqueles que não possuem tempo para ler o documento completo.

Como essa é a primeira parte do report, uma dica é incluir pontos-chave do documento, problemas e riscos urgentes ou inesperados.

4. Monte uma visão geral para cada área do Status Report

Como citamos, é necessário separar o report conforme as áreas do projeto.

Para cada área, é possível adicionar pontos de destaque ou atenção para introduzir o que será abordado naquela etapa do report.

5. Adicione referências e links para informações adicionais

Para manter a equipe informada durante a apresentação do report, cite informações de outro documento ou até mesmo de algum report anterior.

Mas lembre-se de incluir links para tais recursos, ou até mesmo para documentos importantes, como os valores da empresa, objetivo do projeto, entre outros.

6. Aponte os riscos e problemas do projeto

Informação é poder. Quando a equipe segue atualizada sobre os eventos, os problemas são minimizados.

Por isso, vale ressaltar a importância de sinalizá-los e também iniciar a comunicação sobre quais passos são necessários para a resolução.

7. Apresente quais são as próximas etapas

Este é o espaço para mostrar como o projeto pode evoluir e uma oportunidade para mencionar elogios sobre performance dos colaboradores envolvidos.

Dessa forma, a apresentação do Status Report é finalizada de uma forma leve, além de ajudar na motivação dos colaboradores!

Conclusão

Esperamos que este post te ajude. O Status Report é um documento que auxilia no desenvolvimento de projetos. E aqui na Gateware não é diferente.

Nossos PMOs e GMOs dominam a elaboração deste documento e lideram projetos como ninguém.

Conheça mais sobre a nossa atuação na gestão de projetos assistindo esse vídeo:

E caso queira conversar sobre nossos serviços de PMO Gestão de Projetos e GMO Gestão de Mudanças, basta preencher o formulário abaixo.