Como a Gestão de Mudanças lida com problemas de comunicação em projetos?

É fundamental apostar na Gestão de Mudanças para evitar falhas de comunicação em projetos e garantir que objetivos sejam alcançados

Pare e pense: quantas iniciativas da sua empresa poderiam ter dado certo se houvesse uma comunicação clara e objetiva? Segundo o Project Management Institute (PMI), principal referência em gestão de projetos no mundo, as falhas de comunicação estão no topo da lista dos principais problemas das organizações brasileiras: de acordo com o levantamento feito por eles no 5º Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos do Brasil, 64% dos planejamentos fracassam por falta de comunicação assertiva.

Esse percentual apresenta grandes riscos para as empresas na hora de implementar projetos estratégicos, de alto valor agregado e custos elevados. Por isso, uma das principais frentes em que a Gestão de Mudanças atua é a de comunicação. Investir neste aspecto não traz apenas ganhos, mas, principalmente, pode evitar prejuízos.

Todavia, essa comunicação deve ser bem planejada e pensada de modo que seja direta e honesta, evitando contratempos pelo caminho. Quanto mais transparente for essa conversa, mais as equipes vão se sentir motivadas e engajadas, e está aí o principal papel da Gestão de Mudanças na implementação de transformações em uma organização.

A importância da comunicação na Gestão de Mudanças

Todo o processo de Gestão de Mudanças é complexo, pois trata de mudar práticas que já estão sedimentadas. Encontrar resistência é comum e esperado e, durante esse processo, se a comunicação não for mapeada e planejada de forma assertiva, todo o projeto pode ser colocado em xeque. Entretanto, longe de ser vista como estratégica, a comunicação costuma, infelizmente, ser considerada um supérfluo.

Quem quiser evitar problemas como retrabalho e boatos, que atrasam os processos, além de prejuízos financeiros, deve repensar e valorizar uma comunicação bem feita. Para a Gestão de Mudanças, a comunicação é uma ferramenta fundamental. Não há mudança sem colaboração, sem que o time esteja engajado; para isso, é preciso que todos entendam as razões e objetivos do que está acontecendo.

Os principais problemas de comunicação na Gestão de Mudanças

Uma frase atribuída ao dramaturgo George Bernard Shaw diz assim: “o maior problema com a comunicação é a ilusão de que ela já foi alcançada”. Isso tem tudo a ver com os problemas que a Gestão de Mudanças costuma enfrentar no dia a dia de um novo projeto.

Quando a comunicação não é efetiva, os impactos no desempenho e na produtividade das equipes podem ser grandes. Em geral, todos acreditam estar comunicando de forma efetiva, mas não estão – é aqui que voltamos à frase do começo do tópico. É preciso sempre refletir se a raiz dos problemas não está na comunicação (ou na falta dela).

Alguns dos principais problemas de comunicação na Gestão de Mudanças são:

• Não conhecer o público interno;
• Não investir em ferramentas de comunicação;
• Não dar voz aos colaboradores;
• Não oferecer feedbacks;
• Campanhas internas deslocadas da realidade;
• Transmissão de posicionamento inadequada;
• Comunicados em excesso.

Para cada um desses problemas, a Gestão de Mudanças, quando liderada por profissionais capacitados, tem uma solução. A área trabalha para conhecer o público e adapta o que a gerência quer dizer aos colaboradores de forma mais simples, investindo em canais de comunicação que possam dar voz a todas as pessoas da organização, pois todos são impactados pelas mudanças.

Criar uma comunicação específica para a realidade da empresa também é algo realizado pela Gestão de Mudanças, visto que é impossível obter êxito em qualquer projeto sem levar em consideração o que as pessoas pensam sobre seu local de trabalho e seus processos. É fundamental apostar na Gestão de Mudanças para evitar falhas de comunicação em projetos e garantir que os objetivos serão alcançados.

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Sabemos da importância de reduzir o tempo utilizado pelas empresas na implementação das mudanças impostas pelos novos projetos. Desta forma, todas as ações ocorrem em fases estruturadas, com visibilidade nos processos, comunicação clara e assertiva e valorização no engajamento dos envolvidos.

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