A reunião de kick off é fundamental para começar um projeto com o pé direito
Para que um projeto tenha êxito, é preciso planejamento assertivo desde o início. Por isso, a reunião de kick off é o pontapé inicial. Ela ocorre após o planejamento e, basicamente, serve para alinhar todos os pontos antes que o trabalho se inicie.
O kick off é um encontro entre os envolvidos no projeto com o objetivo de apresentar e ordenar os detalhes relevantes para todos. Nele, os participantes validam metas, restrições, prazos, entregáveis, documentos, especificações, cronograma, recursos e outras questões afins.
Começar bem faz toda a diferença para o projeto, pois é nesse momento que se pode esclarecer dúvidas, firmar as pontas soltas e chegar a consensos, reforçando o compromisso perante o público, especialmente na Gestão de Mudanças.
Gatilhos mentais para uma reunião de kick off
Quantos projetos já fracassaram justamente por não contarem com o preparo adequado? Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos.
A reunião de kick off alinha as expectativas de todos, revendo os pontos mais importantes do planejamento e eliminando dúvidas. Ao preparar reuniões, você pode contar com três gatilhos mentais para te auxiliar nas etapas:
- Primeiro, transmita a mensagem de que você é uma AUTORIDADE em seu nicho, sem ser arrogante ou pretensioso;
- Em seguida, aplique o gatilho da RECIPROCIDADE, no qual as ações devem objetivar tornar a vida das pessoas mais simples para, depois, gerar algum lucro;
- Por fim, a PROVA SOCIAL é excelente para demostrar que todos os envolvidos fazem parte de um grupo e, identificados como indivíduos, pertencem à solução.
Indo além dos indicadores na reunião de kick off
Na preparação de uma apresentação de kick off, os envolvidos fazem de tudo para que ela tenha um desfecho promissor: demonstração de autoridade com relatórios, blueprints e uma infinidade de gráficos, afinal, esse momento está sendo preparado há tempos e demandou bastante esforço… mas será que esse é o caminho certo?
É importante lembrar que o kick off deve ser rápido e objetivo. Em um piscar de olhos, os excessos de informações técnicas podem se transformar em uma armadilha visual, na qual as pessoas não se enxergam como parte da solução.
Uma apresentação deve, sim, oferecer ao time envolvido indicadores palpáveis, com definição de metas, datas e previsões que guiem cada uma das áreas, mas que não se prolongue nos pormenores de algo que virá com o tempo, de acordo com a organicidade do projeto.
O engajamento é a base para o sucesso. É preciso adicionar um toque de leveza à apresentação e salientar o quanto o projeto é importante para a vida das pessoas, com aquela dose certa de reconhecimento e valorização. Dessa forma, é possível colher frutos antes mesmo da entrega.
Reunião de kick off: fonte de oportunidades na Gestão de Mudanças
Quem “sobrevive” no mundo corporativo não é o mais forte, e sim quem se adapta melhor às mudanças, não é? Essa máxima é extremamente pertinente sobretudo no contexto da Gestão de Mudanças.
Para iniciar bem um projeto, faça as seguintes reflexões: como o time se prepara para uma reunião de kick off e quanto tempo é dedicado para falar sobre a mudança? Após iniciar o projeto, as pessoas vão se enxergar como parte da solução? Existem pessoas capazes de engajar e impulsionar as transformações?
A missão é árdua e, por isso, vale reforçar: começar com o pé direito faz toda a diferença para o projeto, pois é nesse momento que tudo se ajeita. Aposte nas dicas desse texto para que a sua reunião de kick off traga excelentes frutos!
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