Grandes projetos estratégicos, como por exemplo a implementação de tecnologias como o SAP S/4HANA, exigem um planejamento técnico bem estruturado e também uma Gestão de Mudanças eficaz para que as equipes se adaptem com maior rapidez e facilidade, além de alcançar os resultados esperados.
Um Gestor de Mudanças Organizacionais (GMO) é um grande aliado nesse processo por ir além do gerenciamento de cronogramas e entregas, sendo também responsável por preparar as pessoas, antecipar desafios e alinhar todos os envolvidos para que a transição seja fluida e bem-sucedida.
A seguir, você irá entender melhor o papel do GMO em mudanças estratégicas e como ele pode aumentar a satisfação de um cliente.
Como um GMO pode aumentar a satisfação de um cliente
A satisfação de um cliente em projetos de mudanças organizacionais está relacionada a como a transição entre o antes e depois é gerenciada. Um cliente satisfeito é aquele que percebe valor na entrega de uma solução funcional, mas também no cuidado para que todos os envolvidos estejam preparados para adotar e utilizar a nova tecnologia de maneira eficaz. Em outras palavras, isso é sobre criar confiança durante o processo, reduzir desconfortos naturais em transições significativas e conduzir o projeto para que os objetivos traçados sejam alcançados sem surpresas desagradáveis.
Aqui na Gateware, acreditamos que a satisfação começa antes mesmo da implementação, com um planejamento claro e uma comunicação transparente, evidenciando que a necessidade do cliente está sendo compreendida e que há uma estratégia sólida para atender às expectativas.
Na sequência, você pode conferir como os GMOs aumentam a satisfação de um cliente.
1. Facilitando o Kick Off
O Kick Off é o ponto de partida de projetos estratégicos, onde suas bases são estabelecidas ao promover o alinhamento inicial entre stakeholder e equipes.
Nesta etapa, o papel do GMO, além de alinhar expectativas, definir metas e esclarecer o cronograma junto com as lideranças, está também em promover o engajamento logo cedo, gerando um ambiente de colaboração.
Conduzindo um Kick Off de maneira eficiente, o GMO consegue fortalecer o entendimento coletivo sobre o propósito do projeto, minimizar resistências iniciais e criar uma base sólida para a execução.
Confira mais detalhes sobre a importância da reunião de Kick Off, no conteúdo a seguir:
2. Implementando o assessment
O assessment é uma ferramenta importante para avaliar o impacto das mudanças e guiar ações estratégicas. O GMO aumenta a satisfação de um cliente ao integrar essa prática de forma sistemática, utilizando métodos como pesquisas, entrevistas e observações para mapear como a mudança é percebida, quais são os pontos críticos e como otimizar sua implementação.
Como o devido apoio do GMO, os assessments fornecem dados sólidos para identificar riscos, ajustar planos e alinhar as mudanças aos objetivos organizacionais, aumentando o engajamento e o alinhamento cultural.
Quer saber mais detalhes sobre como o assessment é implementado na Gestão de Mudanças? Então confira o conteúdo a seguir:
3. Reforçando a mudança
Um dos principais desafios em projetos de mudança – se não o maior – é a resistência à mudança. É muito comum que os colaboradores enxerguem as novas tecnologias e processos como uma ameaça, o que gera desconfiança e falta de engajamento.
Esse processo é natural, já que toda mudança gera incertezas ao trazer a necessidade de sair da zona de conforto e o desafio de encarar algo novo, o que pode assustar e desencorajar colaboradores a entrarem de cabeça em um projeto, como você pode conferir com mais detalhes neste conteúdo sobre medo de mudanças.
Dessa forma, o GMO assume o papel de comunicar de forma clara e contínua os objetivos do projeto, mostrando como as alterações trarão ganhos para a organização e para os próprios colaboradores.
Além disso, ele irá trabalhar com o que chamamos de reforço da mudança, um componente que busca fazer com que os novos comportamentos e processos se tornem permanentes, evitando a volta aos hábitos antigos. Esse processo vai além da implementação inicial e exige atenção contínua para assegurar que as transformações tragam os resultados esperados.
No conteúdo a seguir, você pode conferir, em detalhes, o que é um plano de reforço da mudança, quais são as consequências de não reforçar a mudança adequadamente e quais são os diferentes tipos de reforço da mudança que podem ser utilizados pelo GMO:
4. Mapeando impactos organizacionais
Durante a implementação de um projeto em uma empresa, existem diferentes impactos que podem afetar os resultados obtidos, e cabe ao GMO identificar quais são esses impactos organizacionais e encontrar as soluções para eles.
Os impactos podem oferecer os mais diferentes riscos a um projeto, dos mais baixos aos mais altos, que podem até mesmo interrompê-lo. Por isso, um passo de extrema importância é mapear quais são eles, quem será afetado e quais medidas precisam ser tomadas para mitigar riscos e facilitar a adaptação.
Esse mapeamento permite ao GMO criar planos de ação que minimizem esses impactos, levando a empresa a antecipar os desafios e encontrando soluções antes mesmo que alguns problemas surjam.
Quer entender mais sobre como o GMO lida com impactos organizacionais? Então acesse o conteúdo a seguir:
5. Promovendo treinamentos e suporte contínuo
Outro cenário comum em mudanças organizacionais ocorre quando os usuários finais não se sentem preparados para adotar a novidade. A Gestão de Mudanças Organizacionais é uma disciplina que envolve a preparação, o apoio e a capacitação dos indivíduos para que eles possam adotar mudanças com eficácia, maximizando os benefícios e minimizando os riscos. Sendo assim, a implementação de um projeto bem-sucedido exige, além de uma estratégia de comunicação a respeito das novas políticas ou processos, que todos os envolvidos estejam devidamente capacitados e motivados para abraçar essas mudanças.
Um dos pilares da Gestão de Mudanças é o treinamento dos colaboradores, que não devem ser tratados como etapas isoladas, mas como parte de uma jornada. Eles precisam ser adaptados às necessidades de cada equipe e alinhados com o momento do projeto.
Além disso, o suporte contínuo proporciona aos colaboradores acesso a recursos, ajuda e orientação sempre que precisarem, especialmente nos momentos críticos de transição.
Fique por dentro de como os GMOs atuam com treinamento e suporte contínuo da Gestão de Mudanças:
6. Apoiando o Sponsor
Por meio de uma comunicação estratégica e consistente, o GMO ajuda o Sponsor a consolidar o entendimento sobre os objetivos do projeto, alinhando as equipes e promovendo o engajamento necessário.
O GMO é responsável por fornecer ao Sponsor uma visão clara de como as transformações afetam as pessoas, processos e tecnologias, o que permite que ações proativas sejam implementadas, gerando resultados mais consistentes.
O Sponsor é um dos maiores responsáveis pelo sucesso do projeto. Para entender mais sobre a atuação desse profissional, confira o conteúdo a seguir:
7. Envolvendo os stakeholders
Projetos de mudança bem-sucedidos dependem do engajamento de todos os envolvidos. Isso inclui desde a alta liderança até às equipes operacionais. Sem o apoio dos stakeholders, mesmo os melhores planos podem falhar.
O GMO assume a responsabilidade de envolver todos os grupos, fazendo que suas expectativas e preocupações sejam ouvidas, enquanto promove workshops colaborativos, conduz reuniões estratégicas e cria canais de comunicação para manter os stakeholders informados durante todo o processo.
Acesse o conteúdo a seguir para conferir mais detalhes sobre como o GMO envolve os stakeholders:
8. Estabelecendo rituais de cultura
Uma estratégia valiosa na Gestão de Mudanças de projetos estratégicos é a implementação de rituais de cultura, que são um conjunto de práticas que visam alinhar a missão e o propósito da organização com aqueles que fazem parte dela, unindo interesses para que todos alcancem o que desejam.
Esses rituais são eventos que envolvem atividades realizadas dentro de uma empresa, como encontros, cerimônias de reconhecimento, premiações, entre outras atividades que estão relacionados com as interações sociais entre os colaboradores e sua sintonia com os objetivos da organização.
Os GMOs da Gateware, por exemplo, desenham cuidadosamente rituais de cultura para atender às particularidades de cada projeto e organização, como você pode conferir no conteúdo a seguir:
9. Lidando com mudanças emergenciais
Nem todas as mudanças acontecem de forma planejada. Em alguns casos, situações emergenciais surgem e exigem uma resposta rápida, como falhas em sistemas críticos ou mudanças de regulamentação.
O GMO deve estar preparado para lidar com essas situações sem comprometer a qualidade ou a segurança das operações, se tornando responsável por coordenar as ações de forma assertiva em um cenário de muita incerteza. Ele utiliza um fluxo de trabalho adaptado para esse tipo de situação, que inclui avaliações rápidas de impacto, mobilização de equipes e monitoramento contínuo.
Para conferir mais detalhes sobre o que são mudanças emergenciais e como o GMO lida com elas, acesse o conteúdo a seguir:
10. Evitando falhas na comunicação
Não há mudança sem colaboração, sem que o time esteja engajado; para isso, é preciso que todos entendam as razões e objetivos do que está acontecendo.
Por isso mesmo, a comunicação é um dos elementos mais importantes na Gestão de Mudanças e o objetivo do GMO é fazer com que ela seja clara, objetiva e direcionada às pessoas certas. Utilizando as estratégias corretas, ele consegue conectar as equipes, alinhar expectativas e reduzir ruídos que possam comprometer o sucesso dos projetos.
No conteúdo a seguir, você pode conhecer em mais detalhes como a Gestão de Mudanças lida com problemas de comunicação em projetos:
11. Incorporando práticas de Quality Assurance
Os resultados de um projeto dependem da qualidade das suas entregas, por isso, é importante que o GMO incorpore práticas de Quality Assurance (QA) como parte integral do planejamento e da execução, fazendo com que os padrões sejam seguidos e que as entregas finais sejam robustas e confiáveis. Isso reduz retrabalhos, aumenta a eficiência operacional e promove a satisfação de stakeholders e clientes.
No conteúdo abaixo, você pode conferir como o trabalho do GMO QA agrega valor na entrega dos projetos de mudança organizacional:
Conclusão
O Gestor de Mudanças Organizacionais é mais do que um facilitador; ele é um agente estratégico que transforma incertezas em oportunidades. Sua atuação permite que mudanças complexas sejam conduzidas de forma estruturada, aumentando a satisfação dos clientes e fortalecendo a confiança na organização.
Ao reforçar os benefícios da mudança, mapear impactos, oferecer treinamentos, envolver stakeholders e lidar com emergências, o GMO contribui para que cada projeto se torne um marco positivo para a empresa e seus clientes.
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