Mudanças são, por padrão, desconfortáveis. Elas quebram padrões, exigem adaptações e, geralmente, encontram os mais diversos tipos de resistência.
Em empresas que buscam implementar novos métodos, softwares ou ferramentas, o cenário onde a mudança não acontece da forma como deveria pode ser comum e resultar em um desfecho pouco satisfatório. Projetos falham, cronogramas estouram, orçamentos se perdem e, no fim, aquela transformação que era necessária para a companhia, fica pelo caminho.
Se você já viveu ou está vivendo um processo de mudança na sua empresa, provavelmente sabe o quanto isso pode ser desafiador. Mas será que todos esses problemas são mesmo inevitáveis?
Pela nossa experiência, não são.
Muitos fracassos em projetos de transformação e mudança organizacional poderiam ser evitados se houvesse maior atenção à Gestão de Mudanças Organizacionais, uma disciplina que ainda é subestimada em muitos ambientes corporativos, mas que pode ser o que separa o sucesso do fracasso.
A seguir, você confere quais são os 5 principais erros na Gestão de Mudanças que levam empresas a desperdiçar tempo, dinheiro e energia em projetos que não geram o impacto desejado, além de conferir como evitá-los.
Por que mudanças falham?
Geralmente, essa pergunta costuma ser feita apenas após o projeto já ter fracassado, mas quando entendemos o que pode dar errado durante uma mudança organizacional, podemos agir preventivamente para evitar que isso ocorra.
E as razões para um projeto de mudança organizacional fracassar são as mais diversas, mas, de um modo geral, ela está associada a uma visão que coloca no centro tecnologias, ferramentas e processos, deixando de lado o fator mais importante de qualquer mudança, que é o lado humano.
Na maioria dos casos, o problema nasce na ausência de uma estratégia estruturada para lidar com o impacto que a mudança provoca nas pessoas. E quando falamos em pessoas, estamos falando de comportamentos, emoções, inseguranças, motivação e, principalmente, de como elas percebem e se sentem diante da transformação. Por conta disso, os principais erros na Gestão de Mudanças estão relacionados à forma como lidamos com as pessoas envolvidas.
Confira como evitar esses erros.
1. Ignorar o lado humano da mudança
Esse erro resume uma boa parte dos fracassos em processos de transformação. Como nós defendemos aqui na Gateware, a mudança antes de ser operacional ou tecnológica é humana.
Ao investir em projetos como a implementação ou migração do SAP S/4HANA, por exemplo, muitas empresas fazem um planejamento impecável da parte técnica do projeto, mas deixam de lado as pessoas que serão impactadas por essa transformação. Isso resulta em insegurança, ansiedade e resistência.
Para evitar que isso ocorra na sua empresa e comprometa seu projeto de transformação, inclua, desde o início, um plano de gestão do lado humano. Identifique quem é impactado direta ou indiretamente e quais são seus medos, expectativas e interesses. Pratique a escuta ativa, e utilize entrevistas, grupos de discussão e pesquisas para compreender como as pessoas estão se sentindo. Fale diretamente com os envolvidos, reconheça desafios e demonstre abertura.
2. Comunicação inadequada ou ineficiente
A falta de uma comunicação clara, consistente e estratégica leva a resultados desastrosos em projetos de mudança.
Informações desencontradas, ruídos na comunicação e silêncio sobre o que está acontecendo, são fatores que abrem espaço para inseguranças, boatos e resistências internas, fazendo com que as expectativas se distorçam, gerando frustrações.
Quando a comunicação falha, as pessoas se sentem ignoradas, desinformadas e, por isso, não se engajam com a nova realidade. Isso pode frear a adoção de processos.
Um plano de comunicação robusto, que previne falhas no projeto, envolve a definição de canais adequados para as comunicações, frequência, tom de voz, pessoas responsáveis e objetivos claros. É importante também segmentar os destinatários e adaptar a linguagem e conteúdo para públicos específicos (líderes, gestores e equipe operacional).
Combinar múltiplos canais de comunicação também ajuda nesse processo. É possível trabalhar diferentes formas de comunicar através de reuniões, e-mails, newsletter, vídeos e postagens internas. E além dos canais para falar, é importante ter canais para ouvir os envolvidos também. Portanto, crie canais para feedbacks, dúvidas e sugestões.
Para entender mais sobre o tema, confira o conteúdo a seguir e entenda como o GMO lida com problemas de comunicação.
3. Não prevenir a resistência à mudança
Uma certeza que temos na Gestão de Mudanças é que, independentemente do tipo de transformação enfrentada, sempre haverá resistência. Isso porque qualquer mudança gera desconforto e a resistência surge como uma reação natural a um cenário desconhecido e incerto.
Mas se já sabemos que haverá resistência, é um grande erro não buscar preveni-la e apenas adiar uma solução. Quando essa resistência aparece sem que haja uma estratégia pronta para lidar com ela, o projeto desacelera, encontra barreiras e, muitas vezes, perde a força.
Evidentemente, prevenir a resistência à mudança não elimina os desafios, mas aumenta o índice de aceitação e permite que as barreiras sejam enfrentadas com melhor preparo, menos estresse organizacional e menos impactos negativos sobre clima, performance e moral da equipe.
No conteúdo a seguir, você confere como prevenir a resistência à mudança na prática, além de conferir um case de sucesso da Gateware.
4. Não reforçar a mudança
Uma das funções do GMO durante o processo de transformação é a de trabalhar no reforço da mudança, um componente que busca fazer com que os novos comportamentos e processos se tornem permanentes.
Isso porque implementar uma nova ferramenta, processo ou cultura não se resolve em apenas uma etapa. Se a mudança não for reforçada, acompanhada e sustentada ao longo do tempo, o risco de retrocesso é enorme. O famoso “sempre foi assim” tende a reaparecer quando não existem mecanismos de reforço e acompanhamento dos novos comportamentos. O resultado é o “efeito rebote”, que é quando as pessoas recuam, retomam hábitos antigos e minam ganhos de produtividade, qualidade ou eficiência conquistados.
Para evitar que todo o progresso seja perdido, é necessário contar com um bom plano de reforço de mudança, que é composto por um conjunto de ações e medidas que consolidam as transformações feitas durante o processo de mudança. Ele pode incluir campanhas de comunicação contínua, treinamentos adicionais, sessões de feedback e, principalmente, o reconhecimento de comportamentos que estão alinhados com a nova direção da empresa.
No conteúdo a seguir, você confere como os GMOs lidam com os reforços da mudança.
5. Falta de engajamento da diretoria e demais lideranças
Assumir que apenas equipes técnicas e gestores operacionais são suficientes para sustentar a mudança e deixar a diretoria distante da Gestão de Mudanças é um erro fatal.
Quando a diretoria não se engaja, não comunica, não participa e não dá o exemplo, surge um clima de desconforto entre os colaboradores que passam a se questionar se deveriam levar a mudança a sério sendo que nem mesmo quem está no topo parece se preocupar com isso.
A liderança precisa estar presente em todos os momentos-chaves da mudança, não apenas concedendo sua assinatura, mas agindo como promotores da transformação que buscam ver em sua organização.
Na reportagem a seguir, você confere como a equipe de Gestão de Mudanças da Gateware encontrou soluções para engajar a diretoria no processo de implementação do SAP S/4HANA em um de nossos clientes.
Conclusão
Hoje em dia, já não é mais segredo que empresas que tratam a Gestão de Mudanças como parte central de sua estratégia de transformação amplificam as suas chances de obter sucesso.
Se a sua organização está passando por um processo de mudança ou planeja uma transformação, é preciso se perguntar:
- Estamos cuidando das pessoas tanto quanto cuidamos da tecnologia e dos processos?
- Nossa liderança está realmente comprometida e atuante?
- Temos uma estratégia robusta para prevenir resistência e reforçar os novos comportamentos?
Desconfortos estarão presentes em qualquer processo de mudança, mas com um trabalho eficiente de Gestão de Mudanças Organizacionais, esse desconforto pode ser transformado em crescimento e inovação.
Se você quer se aprofundar nesse tema, recomendamos a leitura dos conteúdos a seguir:
- São Salvador Alimentos implementa o SAP S/4HANA somada à Gestão de Mudanças da Gateware
- Como o GMO envolve os stakeholders
- Prevenção da resistência: por que esse deveria ser o foco da Gestão de Mudanças?
- Entenda os riscos de uma liderança resistente em projetos
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