A reunião de Kick Off é uma parte fundamental para o início de um projeto estratégico. Com ela os stakeholders, key-users e demais participantes ficam preparados para começar com tudo!
Para a suíte de Gestão de Projetos da Gateware, o GW Value Strategy, esse é um momento crucial de um projeto e nesta publicação lhe mostraremos tudo que você precisa saber sobre ele.
Vamos lá?
Por que a Reunião de Kick Off é importante?
Antes de entendermos exatamente o que é uma reunião de Kick Off, é importante analisarmos qual é o contexto em que ela é necessária.
Empresas investem em projetos estratégicos para se renovarem e irem em busca de diferenciais competitivos. Seja isso para a otimização de procedimentos, redução de gastos, inovação em tecnologias ou outros motivos.
Dessa forma, iniciativas complexas são iniciadas para alterar o status quo e alavancar as possibilidades de entrega do negócio.
Porém, isso pode ser uma tarefa desafiadora, pois nem sempre todos os envolvidos compreendem a necessidade da mudança, o que resulta em uma equipe desengajada.
O desengajamento, segundo uma pesquisa realizada pela PROSCI em 2021, é motivo de resistência mais presente em projetos estratégicos.
Com isso em mente, Gestores de Mudanças sabem que promover o engajamento é fundamental desde o primeiro passo de um projeto.
É exatamente aí que a Reunião de Kick Off se encaixa!
Agora, veremos exatamente o que é uma reunião de Kick Off e como ela é uma peça-chave para promover o engajamento nos projetos estratégicos.
O que é Reunião de Kick Off
A reunião de Kick Off é uma bandeira verde para o início de um projeto, pois são reunidos os Stakeholders e demais envolvidos no projeto com o objetivo de apresentar e ordenar os detalhes relevantes para todos.
Nela são validadas metas, restrições, prazos, entregáveis, documentos, especificações, cronograma, recursos e outras questões que podem impactar o projeto.
Segundo o Human Change Management Body of Knowledge (HCMBOK), a programação, duração e investimento no Kick Off devem ser proporcionais à importância dos objetivos estratégicos que norteiam o projeto.
Além disso, também atua como uma ferramenta de quebra de objeção dos envolvidos, a fim de promover o engajamento. Falaremos mais sobre isso nos próximos tópicos!
Boas práticas para a Reunião de Kick-Off
Vá além dos indicadores
Na preparação de uma apresentação de Kick Off, os envolvidos fazem de tudo para que ela tenha um desfecho promissor: demonstração de autoridade com relatórios, blueprints e uma infinidade de gráficos, afinal, esse momento está sendo preparado há tempos e demandou bastante esforço… mas será que esse é o caminho certo?
É importante lembrar que o Kick Off deve ser rápido e objetivo. Em um piscar de olhos, os excessos de informações técnicas podem se transformar em uma armadilha visual, na qual as pessoas não se enxergam como parte da solução.
Uma apresentação deve, sim, oferecer ao time envolvido indicadores palpáveis, com definição de metas, datas e previsões que guiem cada uma das áreas, mas que não se prolongue nos pormenores de algo que virá com o tempo, de acordo com a organicidade do projeto.
O engajamento é a base para o sucesso. É preciso adicionar um toque de leveza à apresentação e salientar o quanto o projeto é importante para a vida das pessoas, com aquela dose certa de reconhecimento e valorização. Dessa forma, é possível colher frutos antes mesmo da entrega.
Utilize gatilhos mentais
Quantos projetos já fracassaram justamente por não contarem com o preparo adequado? Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos.
A reunião de Kick Off alinha as expectativas de todos, revendo os pontos mais importantes do planejamento e eliminando dúvidas. Ao preparar reuniões, você pode contar com três gatilhos mentais para te auxiliar nas etapas:
- Primeiro, transmita a mensagem de que você é uma AUTORIDADE em seu nicho, sem ser arrogante ou pretensioso;
- Em seguida, aplique o gatilho da RECIPROCIDADE, no qual as ações devem objetivar tornar a vida das pessoas mais simples para, depois, gerar algum lucro;
- Por fim, a PROVA SOCIAL é excelente para demonstrar que todos os envolvidos fazem parte de um grupo e, identificados como indivíduos, pertencem à solução.
Finalize a timeline do projeto com os key-users
Assegurar que o cronograma idealizado para cada equipe do projeto foi idealizado corretamente, que informações estão se alimentando na ordem certa e que todos possuem tempo hábil para realizar as entregas necessárias.
A realização dessa atividade durante o Kick Off é excelente, pois todas as partes que podem contribuir a fundo (key-users) estão juntas e motivadas para iniciar o projeto.
Apresente todas as informações de entregas interrelacionadas entre as equipes para que um consenso de quando cada etapa deve ser finalizada seja alcançado.
Assim, toda a equipe envolvida entra em acordo em quais são os próximos passos e as expectativas são alinhadas!
Conclusão
Quem “sobrevive” no mundo corporativo não é o mais forte, e sim quem se adapta melhor às mudanças, não é? Essa máxima é extremamente pertinente sobretudo no contexto da Gestão de Mudanças.
Para iniciar bem um projeto, faça as seguintes reflexões: como o time se prepara para uma reunião de Kick Off e quanto tempo é dedicado para falar sobre a mudança? Após iniciar o projeto, as pessoas vão se enxergar como parte da solução? Existem pessoas capazes de engajar e impulsionar as transformações?
A missão é árdua, por isso, vale reforçar: começar com o pé direito faz toda a diferença para o projeto, pois é nesse momento que tudo se ajeita. Aposte nas dicas desse texto para que a sua reunião de Kick Off traga excelentes frutos!
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