O caminho para o crescimento das empresas é repleto de projetos e mudanças essa é uma das formas de crescer e aumentar a capacidade competitiva dos negócios.
Porém, é importante ressaltar que novidades nem sempre são bem-sucedidas ou bem-recebidas, sem contar em diversos outros fatores que podem dificultar a execução ou implementação de um projeto.
E é aí que a Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças entram!
O PMO (Gestão de Projetos) lida com aspectos técnicos e gerencia métodos de trabalho no projeto, enquanto o GMO (Gestão de Mudanças) desenvolve o lado humano durante o processo e lida diretamente com as pessoas, visando capacitação e aprimoramento de habilidades.
Nesta publicação, você entenderá quais são os 5 principais desafios que os PMOs e GMOs enfrentam na Gestão de Projetos e na Gestão de Mudanças.
O que é PMO
A sigla PMO significa Project Management Officer, termo que pode ser traduzido como Gerente de Projetos.
E o PMO é o responsável por gerenciar inúmeras atividades, como por exemplo:
– Realizar planejamentos;
– Reunir o time envolvido;
– Liderar equipes;
– Monitorar indicadores;
– Determinar metodologias de desenvolvimento;
– Analisar performance;
– Manter o projeto no prazo e escopo.
– Alinhar as expectativas dos Stakeholders
Basicamente, o Gerente de Projeto é um líder que responde pelo andamento, com visão abrangente e que compreende que cada integrante do time tem um papel fundamental na entrega do projeto.
O que é GMO
A sigla GMO significa Gestão de Mudanças Organizacionais, diferente da sigla PMO ela não vem do inglês.
O GMO é responsável por cuidar do lado humano da mudança trazida pelos novos projetos, isto é:
– Treinamentos e motivação da equipe interna;
– Apoio às lideranças da empresa;
– Identificação e prevenção de possíveis problemas;
– Comunicação e transformação organizacional;
– Olhar imparcial sobre a cultura organizacional;
– Análise da relação entre a cultura, tecnologia e pessoas da empresa;
Resumidamente,a pessoa que está à frente da Gestão de Mudança é a responsável por cuidar das pessoas que serão afetadas pelas mudanças na empresa e certificar que todos estarão aptos para atuar com as novas tecnologias.
Ou seja, considera desde o lado emocional até o desenvolvimento profissional dos colaboradores para o melhor uso das ferramentas.
Os Gestores de Mudança têm uma visão imparcial do projeto, pois observam e escutam as necessidades e, com base na estratégia e FIT cultural de cada negócio, determinam quais serão as próximas ações.
Os principais desafios da Gestão de Mudanças e Gestão de Projetos
Agora que você conheceu um pouco mais sobre como funcionam as atuações de PMOs e GMOs, podemos entrar no quão desafiadora podem ser as atividadesdesses profissionais, a depender da mentalidade e momento da empresa.
1. Gerenciar o tempo
Normalmente projetos robustos possuem escopos ousados e demandam um ritmo de trabalho acelerado para que o prazo de entrega seja alcançado.
Para isso, otimizar o tempo da equipe é fundamental. Existem práticas específicas que são adotadas pelos Gestores de Projetos para aumentar a eficiência do time e aproveitar cada minuto dedicado ao projeto. Aqui elencamos algumas:
Documentações organizadas e centralizadas
Perder tempo correndo por longos repositórios de arquivos destrói a produtividade das equipes. Por isso, é recomendado que seja criado um espaço onde todos os dados sejam centralizados e organizados.
Reuniões planejadas e padronizadas
Nem sempre é possível resolver demandas sem reuniões. Por isso, é responsabilidade da equipe do Gestor de Projeto que elas sejam eficazes.
Uma dica é utilizar recursos visuais, especialmente gráficos, para que as informações sejam comunicadas sem empecilhos e que todos os integrantes da equipe possam saber qual é o status.
2. Equipe e lideranças desmotivadas
Membros de equipe desmotivados não são novidade em projetos. Por isso, é importante dar atenção aos sinais e lembrar que na ponta da tecnologia estão as pessoas.
E para que elas se engajem com o propósito, é necessário queele estejaalinhado e comunicado, principalmente quanto ao objetivo e a importância de cada colaborador como peça-chave do sucesso do projeto.
Porém, é de suma importância que exista o alinhamento entre o sponsor e as lideranças, de modo que a credibilidade e reputação das partes não sejam prejudicadas e a confiança seja um braço direito na execução das atividades. O diálogo sempre é indispensável e obrigatoriamente constante.
A equipe de GMO também trabalha como suporte às lideranças em todo o processo de comunicação e atua na identificação, prevenção de dificuldades e eventuais problemas da equipe. Além de ajudar a engajar os colaboradores com o propósito da transformação na empresa, é especializada em enfatizar a valorização de cada membro do projeto.
3. Vaidade
A COO da Gateware, Niviani Rudek, está à frente da suíte GW Value Strategy, que oferece os serviços de PMO Gestão de Projetos e GMO Gestão de Mudanças, aponta que 65% das dificuldades das mudanças estão relacionadas com as pessoas envolvidas nos projetos.
E os desafios que são apresentados pelos colaboradores, em uma grande parcela, se dão por conta da vaidade no ambiente de trabalho. Entender como elas se sentem e como esse sentimento está fazendo parte da forma que estão agindo é fundamental para usar esta característica da melhor forma possível.
Esse é um sentimento que se manifestaconstantemente emcolaboradores que precisam de aprovação recorrente, independente do cargo em que se encontram.
Algumas características dos vaidosos podem se destacar. E são elas:
- Arrogância: Consideram aqueles à sua volta como inferiores, em especial no quesito intelectual.
- Narcisismo: Essa característica cria a necessidade constante de aprovação, sem contar na diminuição dos níveis de empatia.
- Megalomania: Como se trata de um transtorno, essa característica é mais grave, pois cria fantasias de poder e relevância.
Vale ressaltar que contar com pessoas vaidosas na equipe não é necessariamente um aspecto ruim. Existem diversas características que podem ser aproveitadas em um ambiente corporativo.
Por exemplo, os vaidosos têm desejo de crescer e entregar cada vez mais. Saber orientar esse crescimento sem ofuscar os outros colaboradores cria um ambiente de competição saudável, o que faz toda a equipe evoluir.
E para lidar com os colaboradores vaidosos, existe um ponto que não pode falhar: a comunicação. Se ater na expressão clara dos objetivos, responsabilidades e importância dos vaidosos no projeto é a chave para uma relação de confiança com eles.
Dessa forma, essa característica que, é normalmente vista como negativa, se transforma em combustível para toda a equipe!
4. Comunicação ineficaz
Como mencionado nos tópicos anteriores, a comunicação é o coração dos projetos estratégicos com valor agregado.
De acordo com pesquisa realizada em 2010 no 5.º Estudo de Benchmarking em gerenciamento de projetos no Brasil, 64% dos projetos falham devido à falta de comunicação assertiva.
Os principais problemas de comunicação podem ser resumidos da seguinte forma:
- Falha na compreensão do público interno;
- Falta de investimento em ferramentas de comunicação interna;
- Voz de colaboradores internos ignorada;
- Falta de feedbacks;
- Campanhas internas não condizentes com a realidade;
- Posicionamento mal apresentado;
- Excesso de comunicações irrelevantes.
Os profissionais de Gestão de Mudanças são excelentes guias na correção desses problemas, uma vez que conseguem identificar o público e suas necessidades, gerir ferramentas de comunicação e apoiar o que as lideranças têm a dizer aos colaboradores, de forma simples e eficiente.
Investir na comunicação dos projetos é um grande passo para aumentar as chances de sucesso.
5. Resistência
Segundo uma pesquisa da Prosci, realizada em 2020, grande referência do mundo da Gestão de Mudanças, a falta de engajamento, negatividade e fuga do projeto são as principais formas de manifestação da resistência.
Além de ser imprescindível que a empresa conte com uma comunicação eficaz para o engajamento, como destacamos no tópico anterior, reuniões estratégicas com a alta liderança da empresa também ajudam a diminuir a resistência e aumentar a participação dos colaboradores.
Sabemos que alinhar essas reuniões não é tarefa fácil, uma vez que as pessoas possuem personalidades, vivências e expectativas diferentes. Por isso, se preparar com veemência é fundamental.
Devem ser revisitadas todas as responsabilidades e objetivos, assim nada fica para trás e os colaboradores relembram qual é o papel deles no grande movimento da mudança.
Reunião de Kick off
E também existe a Reunião de Kick off, que normalmente é realizada logo no início do projeto para engajar todos os participantes.
Ela tem como objetivo trazer à tona todas as necessidades estratégicas da empresa, revisando os valores e objetivos do projeto para envolver e esclarecer o porquê da necessidade da implementação.
As lideranças da empresa precisam apresentar a todos os envolvidos os indicadores, datas, metas e previsões para orientar cada área. Mas, é importante que a apresentação não entre em excesso nos detalhes. Um toque de leveza pode ajudar na adesãoao projeto.
Conforme o projeto avançar no planejamento, todas as informações apresentadas inicialmente devem ser destrinchadas e reforçadas.
É importante que seja abordado na reunião de Kick Off o quanto o sucesso do projeto vai melhorar a empresa, e consequentemente, a vida dos colaboradores. Isso mostra o reconhecimento que a empresa tem pelos participantes e valoriza a participação.
Com esta reunião, que é organizada com o suporte da equipe de GMOs, é possível que frutos sejam colhidos antes da entrega.
Conclusão
Chegamos ao final da nossa publicação e esperamos que você tenha entendido um pouco mais sobre como a Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças pode impactar positivamente a implementação de um novo projeto.
E para alguns dos desafios que citamos durante o post, temos outros conteúdos para você aprofundar a sua compreensão sobre o tema. Vale a pena conferir!
- Gestão de Mudanças: O que é e Como é Implementada
- Gestão de Mudanças: Entenda o impacto da vaidade no trabalho
- Como a Gestão de Mudanças lida com problemas de comunicação em projetos?
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