Realizar a Gestão de Mudanças é uma prática essencial para qualquer organização que esteja buscando se adaptar às transformações constantes do ambiente de negócios. Isso porque implementar mudanças bem-sucedidas não é uma tarefa simples.
A Gestão de Mudanças é um conjunto de ações e práticas que são pautadas em metodologias comprovadas pelo mercado, que busca entender e apoiar o lado humano nas transformações organizacionais, já que as mudanças só alcançam o impacto desejado pelas empresas se forem adotadas por todos os envolvidos no processo.
Independente de qual tecnologia uma empresa busca implementar em seus processos e de quais são os seus objetivos específicos, quem irá utilizar todos esses recursos, no fim das contas, são as pessoas. Logo, o que faz um projeto dar certo é entender o lado humano por trás da mudança.
E uma das maiores preocupações que as organizações devem ter durante o processo de mudança é o de identificar e mitigar os riscos envolvidos no projeto, a partir da forma como essas transformações são recebidas pelos colaboradores.
| 1. Identificação dos riscos na Gestão de Mudanças |
| 2. Impacto x Risco |
| 3. Avaliação dos riscos na Gestão de Mudanças |
| 4. Mitigando os riscos na Gestão de Mudanças |
Identificação dos riscos na Gestão de Mudanças
Qualquer organização, mais cedo ou mais tarde, vai precisar realizar alguma mudança em seus processos, o que pode gerar grandes resultados, a longo prazo, mas também oferece muitos riscos.
Além da resistência, que é comum já que qualquer mudança gera desconforto, o profissional de GMO também deve lidar com os riscos de mudança, que são os fatores que podem afetar negativamente a obtenção dos resultados que uma organização busca com um projeto, e podem levar a atrasos na implementação ou nos resultados, aumentar os custos e comprometer padrões de qualidade.
Para minimizar esses riscos e conduzir o projeto na direção que a empresa busca, a Gestão de Mudanças precisa adotar uma abordagem proativa e sistemática, mas sempre levando em conta a realidade da organização, do projeto e das pessoas envolvidas nesse processo.
O primeiro passo para gerenciar esses riscos está justamente na identificação de quais são eles. Aqui, o GMO irá concentrar seus esforços em analisar o escopo, o impacto e a complexidade da mudança, bem como a prontidão e a capacidade das partes interessadas envolvidas.
Através da realização de entrevistas e conversas com as pessoas envolvidas no projeto, e da utilização de várias ferramentas e métodos para fazer a avaliação dos riscos, o Gestor de Mudanças consegue determinar qual é a probabilidade e a gravidade de cada risco identificado, bem como as potenciais estratégias de mitigação e planos de contingência.
Impacto x Risco
Algo que deve estar claro também é a diferença entre o que é risco e o que é impacto, dois conceitos que são fundamentais para a Gestão de Mudanças.
De acordo com a GMO da Gateware, Viviane Juraski, existe uma diferença grande entre o que é risco para o projeto o que é impacto organizacional, e o papel do Gestor de Mudanças é olhar de perto e se aprofundar em cada um desses conceitos para encontrar uma solução para ambos os problemas.
De acordo com Viviane, qualquer projeto que gere uma mudança irá provocar impactos na organização, que podem ser tanto positivos quanto negativos.
Um exemplo do que são os impactos organizacionais está na implementação do sistema SAP, por exemplo. Com a ferramenta, uma pessoa que antes usava apenas Excel para fazer a sua função, agora vai contar com a automação de todo esse processo, e ao invés de ter que ficar consolidando planilhas, agora ela vai poder utilizar o seu tempo apenas para analisar esses dados. Essa automatização pode gerar uma insegurança nesse profissional, e isso é um impacto que essa mudança pode trazer.
Além desse exemplo, que é muito comum em diversas organizações, existem diversos outros tipos de impactos que, na maioria das vezes, não estão evidentes, e cabe ao GMO identificar e encontrar estratégias para mitigar esses impactos.
Se você quer saber, em detalhes, como o GMO lida com impactos organizacionais, acesse o conteúdo abaixo:
Agora, quando falamos de riscos para o projeto, estamos diante de situações bem diferentes.
“Os riscos são questões relacionadas ao projeto em si, como uma mudança na legislação, por exemplo, que pode obrigar a organização a parar o que está sendo feito para se adequar a nova norma”, explica Viviane. “Existem diversos tipos de risco, como risco ligados à prazo, riscos ligados ao custo e tudo o que pode impactar no sucesso do projeto que está sendo implementado pela organização. O projeto precisa andar na velocidade, no orçamento e nos prazos definidos, então se a pessoa que conduz o projeto sai, por exemplo, ou se uma atividade que precisa ser executada não foi realizada, acaba gerando um risco para o projeto”, conclui a GMO.
Algo que pode acontecer também é de um impacto acabar se tornando um risco, e é importante em qualquer processo de mudança contar com um profissional que mapeie e estude a fundo os riscos e os impactos de uma mudança para evitar que o projeto não alcance os resultados almejados.
“Quem está ali no dia a dia, não consegue perceber os impactos e os riscos das mudanças que estão sendo feitas. O profissional de Gestão de Mudanças, logo no início do projeto já mapeia e entrevistas os stakeholders para entender qual a amplitude do projeto e, a partir dessa pessoa, vamos chegando em outras e esse trabalho minucioso de escuta ativa nos proporciona encontrar laços que, muitas vezes, as próprias organizações não tinham percebido. Ligando esses pontos é possível identificar quando algumas coisas juntas trazem um impacto organizacional ainda maior para a empresa ou gera um risco ainda maior para o projeto. Esse olhar desenvolvido para identificar o que é risco e o que é impacto organizacional, é um dos valores que a pessoa que trabalha com Gestão de Mudanças pode agregar às organizações”, conclui Viviane.
Avaliação dos riscos na Gestão de Mudanças
A avaliação adequada dos riscos de gerenciamento de mudanças ajuda a minimizar resultados inesperados, aumenta a eficiência e a eficácia e reforça a flexibilidade dos processos organizacionais.
Esse é um processo crucial para que as organizações possam mitigar os riscos associados à mudança, e envolve analisar possíveis iniciativas de mudança e examinar como elas podem afetar os recursos e as operações de uma organização.
De acordo com Viviane, existem diferentes níveis de riscos dentro de um projeto, como baixo, alto e altíssimo impacto, que significa que o projeto não pode dar o Go Live enquanto não for 100% mitigado. Com o apoio das pessoas dentro da própria organização, o GMO consegue desenvolver estratégias para mitigar esses riscos que foram identificados anteriormente.
Ao diagnosticar criticamente o risco associado a projetos ou eventos específicos, uma organização está mais bem equipada para desenvolver estratégias personalizadas para uma implementação de mudanças bem-sucedidas.
Mitigando os riscos na Gestão de Mudanças
Cada projeto tem as suas características e a forma de lidar com os riscos identificados vai sempre variar de acordo com o momento da organização e com os objetivos do projeto.
Ainda assim, Viviane destaca que as estratégias adotadas passam sempre pela escuta ativa do Gestor de Mudanças, que deve estar atento para entender qual é a real necessidade das pessoas que estão envolvidas.
De um modo geral, mitigar os riscos de mudança passa por comunicar e engajar as partes que compõem o projeto. Isso significa informar e envolver as pessoas que são afetadas ou podem influenciar a mudança, como funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros.
O GMO pode usar vários canais e formatos diferentes de comunicação e engajamento como treinamentos, boletins informativos, webinars, workshops, pesquisas ou sessões de feedback.
Conclusão
Lidar com os riscos durante mudanças organizacionais é uma arte complexa que requer análise cuidadosa, planejamento estratégico e execução precisa.
Ao identificar, avaliar e mitigar os riscos de maneira eficaz, as organizações podem além de garantir a implementação bem-sucedida das mudanças, também criar uma base sólida para a inovação contínua e a adaptação às demandas do mercado, que estão em constante evolução.
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