Empresas que ainda utilizam o SAP ECC precisam definir os próximos passos diante do encerramento da manutenção mainstream do sistema, previsto pela SAP para 31 de dezembro de 2027. Mesmo que a data pareça distante, esse tempo coloca em discussão a escolha da nova plataforma e o período necessário para planejar, testar e preparar as organizações para uma migração que pode se estender por até 36 meses.
Segundo a última estimativa do Gartner de 2024 citada pela CIO, publicação especializada em tecnologia e negócio, apenas 39% dos cerca de 35 mil clientes SAP ECC no mundo haviam migrado para o S/4HANA até o fim daquele ano. Embora não existam dados mais recentes disponíveis com o mesmo recorte, o número ajuda a dimensionar a quantidade de empresas que ainda precisam tomar decisões sobre seus sistemas de gestão.
Para Niviani Rudek, VP da Gateware, esperar pela proximidade do prazo tem dificuldades adicionais, principalmente pela concentração da demanda por profissionais especializados e empresas capazes de conduzir projetos de migração.
“Se todo mundo resolver buscar alternativas ou optar pela migração no limite da vigência, oferta e demanda vão impactar diretamente o custo da solução. Há também o risco de não contar com a mão de obra mais qualificada e com o nível de serviço necessário para uma implementação segura”, afirma.
A executiva avalia que a migração deve ser tratada como uma decisão de negócio e tecnologia, e não apenas como uma atualização de sistema. Além do investimento junto a implementadora da solução, é importante considerar o planejamento financeiro com profissionais alocados, estrutura física, entre outros.
“Ao longo dos mais de 26 anos de experiência liderando projetos complexos, é muito comum não considerar todo o investimento necessário em tempo de planejamento. O impacto nesse caso, não é somente de justificar um desvio entre o previsto e realizado, mas sobretudo reputacional”, ressalta a diretora.
Nesse sentido, contar com gestão de mudanças organizacional já na etapa de planejamento, ajuda a pavimentar o caminho para a construção de uma comunicação e condução de confiança junto a toda organização.
“Projetos que apresentaram alto nível de desempenho contaram com a gestão de mudança antes da escolha dos parceiros de implementação”, afirma Niviani.
A indicação para as empresas que ainda estão no SAP ECC é conduzir as decisões em paralelo. A companhia pode definir a solução tecnológica e negociar com os fornecedores enquanto inicia a preparação organizacional para a mudança. Dessa forma, a mudança não fica condicionado ao início da implementação e pode antecipar decisões que, posteriormente, poderiam interferir no cronograma.
Avaliação das alternativas
Na maioria dos casos, a decisão estruturante da Gestão de Mudanças Organizacional passa por três avaliações: contratar o serviço com a consultoria que está implementando a solução, contar com um time interno de gestão de mudanças ou contratar uma consultoria independente. Esta decisão é de suma importância e tem o seu potencial comprometido, caso aconteça a escolha errada.
Quando a GMO está vinculada como oferta na própria implementadora, o ponto positivo é o menor desgaste para a defesa do investimento.
“Não se iluda, não tem almoço grátis. O viés deste formato é aplicar o ferramental em benefício da implementadora e não da empresa contratante. Não há imparcialidade e é nítida a diferença de prioridades”, afirma Niviani.
No caso em que a Gestão de Mudanças é feita pela própria empresa, o risco principal está na falta de domínio dos desafios de uma implementação SAP.
“Já vi formatos em que a empresa reforça o time interno, internalizando um especialista em projetos SAP. Infelizmente, isso não funciona, pois existe uma relação de subordinação, que é um critério decisivo para assegurar a imparcialidade”, reforça.
A Gestão de Mudanças Organizacionais realizada por uma consultoria independente e especialista em implementações SAP, aporta o maior combo de vantagens, com o objetivo de assegurar os interesses da organização contratante, que não estão necessariamente no centro de trabalho da implementadora, como por exemplo competências internas, capacidade de decisão, adesão das áreas, preparação das equipes, entre outros.
Preparação da estrutura interna
É nesse ponto crucial que a Gateware recomenda que as empresas considerem a Gestão de Mudança Organizacional, ou GMO, como uma frente independente da implementação. O objetivo é que uma equipe voltada ao processo acompanhe os interesses da organização contratante e prepare a estrutura interna para receber a nova tecnologia. A proposta não substitui o trabalho da empresa responsável pela implementação do SAP.
Quando a GMO está vinculada à própria implementadora, pode existir uma diferença de prioridades. “A gestão de mudança organizacional tem que estar a serviço da empresa que está contratando”, afirma. Uma atuação independente permite olhar para questões organizacionais que não necessariamente estão no centro do trabalho da implementadora, como competências internas, capacidade de decisão, adesão das áreas, preparação das equipes e organização dos testes.
É importante que essa atuação comece antes da implementação, porque o trabalho envolve um diagnóstico das condições organizacionais da companhia, identificando pontos que precisam ser tratados antes da entrada da nova tecnologia. A análise contribui para decisões relacionadas ao escopo, às responsabilidades internas e à escolha dos parceiros do projeto.
Investimento
Em diagnósticos contábeis recorrentes em projetos de grande porte, a relação entre o investimento em Gestão de Mudança Organizacional e os custos evitados pode revelar diferenças significativas no valor final da operação. Em um projeto avaliado em aproximadamente R$30 milhões, por exemplo, a atuação da GMO representou cerca de R$1,2 milhão, enquanto a identificação antecipada de problemas de gestão, dimensionamento e execução contribuiu para evitar entre R$7 milhões e R$8 milhões em custos adicionais.
Sem essas correções, o projeto poderia chegar a aproximadamente R$38 milhões. As cifras mostram que a análise da GMO permite identificar desvios antes que eles se convertam em despesas maiores, trazendo maior precisão para a estimativa do investimento total.
Para a executiva, medir o sucesso depende da divisão adequada das responsabilidades. “Tecnologia entra com o melhor, negócio entra com o melhor e gestão de mudança faz essa integração”, resume.
Matéria elaborada pela Smartcom e publicada no portal:
