Durante a implementação de um projeto em uma empresa, existem diferentes impactos que podem afetar os resultados obtidos, e cabe ao GMO, identificar quais são esses impactos organizacionais e encontrar as soluções para eles.
Conversamos com a GMO Viviane Juraski para entender mais a fundo como o Gestor de Mudanças Organizacionais lida com os impactos em um projeto.
Confira a seguir:
Para entendermos como um GMO lida com os impactos nas organizações, primeiro precisamos entender que toda mudança gera desconforto, independente do seu tamanho e de sua capacidade para mudar uma organização.
De acordo com Viviane, a primeira coisa que um GMO deve fazer é entender o contexto dessa mudança e o contexto em que a organização se encontra, uma vez que existem muitos templates, ferramentas e metodologias que podem ser utilizados em um projeto, mas nem todos cabem em um mesmo contexto.
“A gente pode entrar em um projeto que é uma segunda tentativa, um projeto que já deu errado antes, então a resistência é muito grande”, explica a GMO. “Mesmo que seja algo que está todo mundo acreditando, por aquilo mudar alguma coisa no dia a dia das pessoas, elas acabam desenvolvendo uma resistência à essa mudança.”
Desafios na Gestão de Mudanças Organizacionais
Lidar com a resistência é um dos principais desafios de um GMO, mas não o único.
O trabalho começa nos bastidores, primeiramente entendendo o que se quer com esse projeto, sabendo mais sobre o contexto, analisando o cenário em que ele está inserido, a maturidade da empresa para passar por esse processo, para, a partir daí, começar mapear o nível de resistência para encontrar a melhor forma de comunicar a necessidade das mudanças.
Isso porque a resistência está sempre ligada à falta de conhecimento do que é o projeto.
Quando a empresa se propõe a dar início a um projeto, sempre existe uma pessoa que vai estar liderando e que conhece a necessidade dele na organização, mas talvez essa necessidade não esteja clara para os demais, o que pode causar um impacto muito grande.
Através de entrevistas com lideranças e outras áreas envolvidas no processo, o Gestor de Mudanças consegue entender em qual momento a organização está, identificar o quanto as pessoas estão envolvidas, o nível de resistência, a necessidade de realizar treinamentos, workshops etc. e fazer um plano estratégico do projeto e uma timeline de como as coisas deverão acontecer.
Depois que o GMO entende todo o contexto, ele consegue quebrar as resistências que foram identificadas com argumentos e com uma visão mais clara do que é o projeto, comunicando com mais eficiência as mudanças que estão sendo feitas. Para Viviane, “a relevância do GMO está em evitar que impactos não previstos aconteçam e, mais do que isso, engajar todo mundo nessa mudança. E para engajar é necessário trazer clareza sobre o processo”.
“A partir do momento que a pessoa entende que a empresa pode proporcionar um conhecimento para ela, ela se sente valorizada, ela se sente apoiada para dar um passo à frente, para crescer profissionalmente, e aí ela passa a ser uma apoiadora do projeto”, conclui.
Leia também: Como Evitar A Resistência Na Gestão De Mudanças?
Avaliação de impactos organizacionais
Todo esse processo é fundamental para que o GMO consiga mapear todos os impactos que um projeto pode causar em uma organização.
Os impactos podem oferecer os mais diferentes riscos a um projeto, dos mais baixos aos mais altos, que podem até mesmo interrompê-lo. O papel do GMO é, através dessas entrevistas e conversas, mapear e dar visibilidade a tudo isso, permitindo que todos esses problemas possam ser resolvidos. Ou seja, conhecendo a fundo os impactos organizacionais do projeto, o GMO consegue criar planos de ação que minimizem esses impactos.
Para que fique claro para a diretoria e as demais pessoas envolvidas no projeto, quais são esses impactos organizacionais, uma das estratégias é utilizar um dashboard que contenha todas informações sobre os riscos,as áreas afetadas, o plano de ação para lidar com esse impacto etc.
Essa foi, inclusive, a estratégia utilizada na implementação do sistema SAP S/4HANA em uma grande empresa do ramo do agronegócio no Brasil. “Mapeamos 52 impactos nesse projeto e os benefícios de mitigar cada um deles, e traduzimos tudo isso em um dashboard, de forma a dar maior visibilidade”, explica Viviane. “O trabalho do GMO é dar visibilidade a tudo isso porque, se todos esses problemas forem sanados, as pessoas realmente irão utilizar o sistema na hora em que ele estiver implementado”.
O mapeamento desses impactos organizacionais é até mesmo uma forma de avaliar o desempenho de um Gestor de Mudanças Organizacionais. “Uma das formas de avaliar o trabalho é ver se os impactos foram mapeados e foram mitigados”, afirma Viviane. “A atuação profunda de um GMO que realmente mergulha no projeto, você vê quando todos os impactos estão mapeados e claros para a organização”.
Como o GMO se prepara para lidar com os impactos organizacionais
Conhecer o negócio, entender o cliente, conhecer aquilo que já está exposto externamente é o básico para o GMO começar o seu trabalho, mas muito do que precisa ser feito é descoberto apenas durante as conversas com as pessoas envolvidas.
Para Viviane, é fundamental que o GMO esteja muito disposto a ouvir as pessoas, estar imerso, mergulhar no projeto, afinal de contas, cada projeto é único, e apenas nas entrevistas e conversas com a equipe interna é que o GMO vai ter todos os insumos para fazer um planejamento que reflita a realidade daquela organização, que faça sentido e leve para o caminho que ela quer.
Mas conseguir as respostas necessárias não costuma ser uma tarefa fácil. “O GMO tem que se preparar num nível que ele entenda que vai conduzir uma conversa que pode trazer respostas, mas as pessoas, às vezes nem têm dimensão do impacto dessa mudança.”, destaca Viviane. “Às vezes esse processo leva mais tempo porque algumas coisas ainda não estavam maduras e precisam caminhar em paralelo, então o GMO tem que estar aberto para pegar todos esses pontos para colocar na mesa e ajudar o líder do projeto a enxergar tudo isso.
Como a organização deve se preparar para um processo de mudança
Além da preparação do GMO, Viviane também destacou a importância da organização estar preparada para essas mudanças, o que não costuma acontecer. “Às vezes, a organização vai tendo dimensão da mudança no momento em que ela vai acontecendo. Ela tem um orçamento, um prazo e uma meta, mas a preparação prévia para a mudança é para poucas empresas”.
Como a necessidade da mudança surge a partir do momento do mercado ou de uma determinação dos investidores, as organizações tendem a querer executar essa mudança sem se preparar para ela – ou sem nem mesmo ter tempo para se preparar.
“Essa é a relevância do GMO. Porque às vezes a organização nem sabe se está preparada para a mudança, e é o mapeamento de impactos e essa análise cuidadosa que vai ajudar a passar por essa mudança”
“Alinhar os objetivos entre a própria liderança para que a comunicação desça de uma forma positiva para os times é uma das formas de preparação, e a organização às vezes não faz isso porque não entende o real impacto. A relevância da entrada da Gestão da Mudança está em saber fazer as perguntas e incentivar que a própria empresa traga as respostas, para que tudo seja colocado na mesa e seja tratado”, conclui.
Conclusão
Para garantir que um projeto alcance os resultados esperados, um GMO deve vestir a camisa da empresa, entender a fundo do que o projeto se trata e mergulhar nele, de modo que também se torne parte.Se você quer entender mais sobre como nós trabalhamos com Gestão de Mudanças aqui na Gateware, basta preencher o formulário abaixo. Será ótimo compartilhar um pouco da nossa experiência com você.
