Estar à frente de um grande projeto significa tomar decisões enquanto a operação está ocorrendo. Para a liderança, acompanhar um cenário de novas informações, ritmo acelerado, exige uma visão que vá além de ações pontuais.
O desafio está em transformar a quantidade de informações geradas durante o projeto em uma visão clara do que está acontecendo. Sem uma estrutura que organize esse acompanhamento, a liderança pode ter acesso a muitos dados e, ainda assim, encontrar dificuldade para compreender o cenário de forma integrada.
Ter uma visão integrada depende, portanto, não apenas da quantidade de informações disponíveis, mas da forma como elas são organizadas e utilizadas. A Governança Corporativa estabelece essa estrutura, definindo critérios, responsabilidades e formas de acompanhamento que apoiam a tomada de decisão durante a execução. Neste artigo, apresentamos os principais riscos que podem surgir sem essa estrutura e como a Governança pode contribuir para enfrentá-los.
Dificuldade em monitorar e controlar projeto
Um projeto complexo reúne várias frentes, áreas de negócio, fornecedores e times trabalhando em paralelo, cada time com prioridades e progresso distintas. Quando o progresso é reportado a partir de critérios diferentes, o status do projeto acaba sendo mensurado por senso comum, com uma visão enviesada da realidade.
Nesse cenário, os desvios tendem a ser identificados tardiamente, situações que poderiam ser corrigidas ainda nas primeiras etapas só ganham visibilidade quando está afetando as outras entregas, demandando maior tempo e esforço para solucioná-las.
Maior visibilidade e transparência do progresso com governança corporativa
A governança corporativa estruturada estabelece, desde o início do projeto, quem acompanha cada processo, com que frequência e a partir de quais critérios. Dessa forma o acompanhamento do projeto deixa de depender de pessoas específicas e passa a fazer parte da rotina do projeto.
Com essa organização, os riscos, pendências e decisões ficam documentados e visíveis, cada item tem um responsável e um prazo com um passo a passo com o processo que foi realizado. A liderança passa a ter acesso às informações de forma organizada e transparente, ampliando a visibilidade sobre o andamento do projeto e fornecendo uma base mais consistente para a tomada de decisão.
Falta de visibilidade sobre dados
Ter indicadores de acompanhamento, não significa necessariamente ter uma visão integrada do projeto. Quando cada área trabalha um métricas e critérios próprios, os dados permanecem dispersos e oferecem diferentes perspectivas sobre a operação.
Essa ausência de integração também afeta a interpretação das informações. Sem uma estrutura que organize os dados e permita estabelecer comparações, diferentes leituras podem surgir a partir dos mesmos números, dificultando a avaliação de alternativas, a priorização de investimentos e o teste de hipóteses.
Em projetos de grande porte, o problema atinge seu ápice quando a credibilidade dos dados está em cheque, fazendo com que não haja aprendizado e clareza do que está acontecendo.
Inclusive, nesses mesmos projetos, essa fragmentação pode chegar a um ponto crítico: quando a credibilidade dos dados é colocada em dúvida. Sem uma base de informações confiável, fica mais difícil entender o cenário atual, identificar aprendizados a ter clareza sobre a evolução do projeto
Decisões baseadas em dados com apoio da governança corporativa
A governança corporativa estabelece, ainda na fase de planejamento, quais indicadores serão acompanhados, quem será responsável por cada etapa e onde as informações serão concentradas. Ao definir esses critérios no início, evita-se que cada área adote métricas próprias e cria-se uma base comum para comparar os resultados das diferentes áreas.
Com uma fonte única de dados, cronograma, entregas, riscos, pendências e KPIs podem ser acompanhados em painéis executivos e operacionais, com atualizações periódicas definidas, Dessa forma, a liderança passa a ter uma visão realista do andamento da operação.
Esse processo também contribui para a construção de uma memória organizacional. O histórico dos projetos deixa de depender exclusivamente das pessoas que participaram da execução e passa a estar disponível para consulta, podendo servir de referência para outros projetos.
Falta de ferramentas adequadas
Com múltiplos projetos em andamento, as informações sobre cada iniciativa podem se acumular em diferentes lugares. E-mails, mensagens e planilhas locais passam a concentrar partes do histórico, sem necessariamente existir um ambiente único que reúna esses registros. O resultado é mais tempo dedicado à procura, conferência e validação das informações.
A falta de centralização também pode comprometer a continuidade, pois quando os profissionais deixam ou mudam de função, parte do conhecimento pode permanecer dispersa, exigindo um esforço maior para reconstruir o histórico do projeto. Para a liderança, a ausência de registros estruturados dificulta a rastreabilidade das decisões e pode deixar a empresa mais exposta quando for necessário demonstrar o que foi decidido, por quem e como o projeto foi conduzido.
Informações centralizadas e histórico do projeto preservado
A governança estruturada organiza o ambiente de trabalho do projeto antes de o volume de informação crescer. Isso inclui um repositório central de documentos, com estrutura de pastas e permissões definidas, e fluxos de registro para entregas, pendências, decisões, riscos e ações, mantidos em ferramentas corporativas.
Como tudo centralizado, novos profissionais chegam a um projeto com contexto acessível, o que reduz o tempo da adaptação. Para a liderança, a centralização entrega uma visão única e rastreável da situação de cada frente. As decisões ficam documentadas, as auditorias contam com registros organizados e o projeto ganha continuidade, mesmo quando as pessoas envolvidas mudam ao longo do caminho.
Mudanças constantes de escopo
A mudança constante do escopo está entre os desafios mais críticos da gestão de projetos, pois exige alta capacidade de adaptação e flexibilidade para seguir em novas direções. Quando essas mudanças se tornam recorrentes, ocorre maior risco de desgaste e esgotamento das equipes, afetando o ritmo do projeto e a qualidade das entregas. A ausência de treinamento e capacitação reduz também limita a competência técnica e adaptabilidade dos profissionais diante desse cenário.
Essa adaptação também depende de uma comunicação eficiente. As equipes precisam entender quais são novas prioridades, atividades e alterações e como afeta seus prazos. Sem uma comunicação que esclareça as causas e o impacto das mudanças, o time tende a não compreender a urgência das adaptações, diminuindo o engajamento e a proatividade em momentos críticos.
Aproveite para conhecer também o que é Gestão de Mudanças e como é necessário em momentos de transformação digital.
Prazos e cronogramas sob controle com governança estruturada
A governança não impede que um projeto precise mudar de direção. Seu papel é criar uma estrutura para que essas mudanças sejam tratadas de forma fundamentada. Com informações organizadas e critérios definidos, a tomada de decisão passa a considerar o contexto do projeto, em vez de depender exclusivamente de percepções individuais.
Ao estruturar o projeto desde o primeiro momento com a definição de requisitos, alinhamento de expectativas com os stakeholders e envolvimento dos profissionais desde o começo, reduz a ambiguidades que poderiam gerar alterações ao longo da execução. Com isso, o planejamento passa a estabelecer também critérios e responsáveis definidos
Como estruturar a Governança: PMO e GMO
Para que a Governança faça parte da rotina dos projetos, é necessário além de identificar os riscos, definir quem será responsável por estruturar, acompanhar e integrar ás áreas. Nesse contexto, surge a atuação do PMO e do GMO. Essas duas frentes de atuação respondem a necessidades distintas da organização.
PMO – Project Management Office
É a estrutura, seja uma área ou função, que organiza a gestão dos projetos e oferece à liderança uma visão integrada da execução. O PMO acompanha cronogramas, conecta pessoas e informações, antecipa riscos e apoia a tomada de decisão, mantendo as entregas alinhadas às prioridades do negócio.
GMO – Gestão de Mudanças Organizacionais
A Gestão de Mudanças é responsável por preparar, apoiar e conduzir pessoas durante um processo de transformação, seja a implementação de um novo sistema, reestruturação de processos ou de mudança cultural. Diferentemente da Gestão de Projetos, que define o que será entregue, a Gestão de Mudanças assegura que essa entrega tenha maior adesão pelas equipes.
Quer entender melhor como essas duas atuações podem se complementar? Confira as vantagens de unir Gestão de Projetos (PMO) e Gestão de Mudanças (GMO).
Conheça a Gestão Estratégica da Gateware
A Gateware ajuda sua organização a colocar essa governança em prática. Por meio do serviço de Gestão Estratégica, integramos PMO, GMO, Cutover de Negócios e Governança em uma abordagem integrada, conectando planejamento, execução e adoção das mudanças para maximizar os resultados de cada projeto.
Com a Metodologia de Implementação da Gateware (MIG), preparamos sponsor e lideranças desde o início do projeto, com foco em alinhamento, governança e engajamento, trazendo uma execução mais segura, estruturada e orientada à geração de valor para o seu negócio.
Agora que chegou até aqui, que tal conferir outros conteúdos que podem ser do seu interesse?
- Governança Corporativa: como fortalecer a transformação digital nas empresas
- Gestão de Mudanças: como conduzir transformações e gerar resultados rentáveis para o negócio
- Governança Corporativa: como fortalecer a transformação digital nas empresas
- Governança Corporativa e Compliance: o que são, como se diferenciam e como impactam a performance do negócio
