Mudanças são sempre desconfortáveis, em qualquer momento das nossas vidas.
Quando uma empresa passa por um processo de Mudança Organizacional, é preciso ter compreensão de que ela pode gerar resistência em seus colaboradores que, muitas vezes, apenas têm medo de se tornarem obsoletos e serem substituídos.
Para tornar esse processo menos turbulento e proporcionar uma mudança segura e efetiva, é importante dividir as ações em algumas etapas. Confira a seguir quais são.
Por que a Mudança Organizacional é importante?
O processo de mudança e evolução nos negócios não pode ser evitado. Toda organização precisa entender que mais cedo ou mais tarde terá que passar por um momento de adaptação, seja por conta do desenvolvimento tecnológico, da chegada de um novo concorrente, de uma alteração legislativa e regulações do setor, ou qualquer outro motivo.
Se recusar a passar pela mudança pode levar a empresa à estagnação e até mesmo à falência, em situações mais críticas.
Por mais que a tendência do ser humano seja fugir desse tipo de processo, os benefícios que a organização pode colher costumam valer a pena, principalmente se for conduzido por um Gestor de Mudanças Organizacionais (GMO) que entende a fundo as etapas, os objetivos e a cultura organizacional da empresa que irá passar por essa transição.
Um exemplo de mudança organizacional bem sucedida foi a implementação do SAP na Enaex, que precisou lidar com o desafio de conciliar a complexidade técnica de rollout do ERP em três empresas do grupo que possuíam níveis de capacidade de execução de projetos diferentes.
No link a seguir você pode conferir os bastidores por trás do sucesso desse projeto.
Fases do processo de Mudança Organizacional
Para minimizar os riscos de falhas em um processo que pode mudar o futuro de uma empresa e tornar a transição mais suave para os colaboradores, a Mudança Organizacional é dividida em fases com objetivos específicos.
Essa divisão em fases pode ser mais ou menos complexa, dependendo do tamanho e da realidade de cada organização. Cada projeto tem as suas características e necessidades que devem ser consideradas no momento de definir os próximos passos.
Ainda assim, as fases mais comuns no processo de Mudança Organizacional costumam ser:
1. Identificação de obstáculos e resistências
Como já dissemos anteriormente, a resistência é natural e com certeza estará presente, de maneira velada ou não, em qualquer projeto. A principal preocupação do GMO, após entender os objetivos da organização, é encontrar os pontos de resistência. Quanto antes a empresa compreender as preocupações dos colaboradores e suas necessidades, mais rápida as estratégias de Gestão de Mudanças poderão ser adaptadas para abordar essas preocupações antes que elas se transformem em problemas prejudiciais aos resultados do projeto.
Aqui em nosso blog, disponibilizamos um artigo onde você pode conferir, em detalhes, como o GMO lida com resistências. Confira.
2. Diagnóstico de riscos
Os riscos na mudança são os fatores que podem afetar negativamente a obtenção dos resultados que uma organização busca com um projeto, e podem levar a atrasos na implementação, aumentar os custos e comprometer padrões de qualidade.
O primeiro passo para gerenciar esses riscos e impedir que eles interfiram no projeto é mapear todos eles. A tarefa do GMO nessa fase é concentrar seus esforços em analisar o escopo, o impacto e a complexidade da mudança, bem como a prontidão e a capacidade das partes interessadas envolvidas.
Por meio da realização de entrevistas e conversas com as pessoas envolvidas no projeto, e da utilização de várias ferramentas e métodos para fazer a avaliação dos riscos, o Gestor de Mudanças consegue determinar qual é a probabilidade e a gravidade de cada risco identificado, bem como as potenciais estratégias de mitigação e planos de contingência.
Confira como a Gestão de Mudanças lida com riscos no conteúdo a seguir.
3. Desenvolvimento do plano de ação
Com os riscos, obstáculos e resistências devidamente mapeados, o Gestor de Mudanças pode definir estratégias para lidar com esses desafios e proporcionar maior fluidez no processo de mudança.
Novamente, precisamos destacar que cada organização e cada projeto tem as suas particularidades, logo, não existe uma fórmula que pode ser aplicada e replicada em qualquer situação. Mas, de um modo geral, mitigar os riscos de mudança passa por comunicar e engajar as partes que compõem o projeto. Isso significa informar e envolver as pessoas que são afetadas ou podem influenciar a mudança, como colaboradores, clientes, fornecedores ou parceiros e demais stakeholders.
Para isso, o GMO pode utilizar estratégias que envolvam o uso de vários canais e formatos diferentes de comunicação e engajamento como treinamentos, boletins informativos, webinars, workshops, pesquisas ou sessões de feedback.
Aproveite para conhecer um pouco mais como funciona a atuação de um GMO:
4. Engajamento e capacitação
Algo que não nos cansamos de repetir aqui na Gateware é que, independente de qual tecnologia uma empresa busca implementar em seus processos e de quais são os seus objetivos específicos, quem irá utilizar todos esses recursos, no fim das contas, são as pessoas. Dessa forma, o que faz um projeto dar certo é entender o lado humano por trás da mudança.
O objetivo de um GMO é entender e apoiar o lado humano nas transformações organizacionais, já que as mudanças só alcançam o impacto desejado pelas empresas se forem adotadas por todos os envolvidos no processo.
É de se esperar que os colaboradores se sintam perdidos ou tenham dificuldade para entender ou se adaptar às novas ferramentas ou aos novos processos, e a Gestão de Mudanças deverá concentrar esforços também em fornecer treinamento e suporte para que os colaboradores possam se adaptar às novas formas de trabalho e entregar o seu máximo na busca pelos resultados que a organização almeja.
5. Acompanhamento do projeto
Com todas essas etapas concluídas, e o projeto em andamento, o GMO passa então a um processo contínuo de análise dos indicadores de desempenho que foram definidos anteriormente para verificar se o projeto está fluindo da forma como foi planejado e se os objetivos poderão ser alcançados.
Como todo processo que envolve pessoas, é natural que algumas coisas mudem ou não saiam como o esperado, e essas análises irão revelar o que precisa ser reajustado ou realinhado, seja com a liderança, seja com as demais pessoas envolvidas no processo.
Ou seja, é necessário mensurar sempre.
Conclusão
Essas 5 fases costumam estar presentes em todo processo de mudança, mas, novamente reforçamos, podem mudar de acordo com o contexto de cada projeto e de cada organização.
Por fim, destacamos aqui outros pontos que são bem relevantes para que cada etapa consiga proporcionar resultados positivos como o comprometimento da liderança, uma comunicação clara e transparente e o engajamento de todos os colaboradores envolvidos no projeto.
Que tal conferir outros conteúdos sobre Gestão de Mudanças que podem ser do seu interesse?
- Quando fazer a Gestão de Mudanças?
- 7 tendências da Gestão de Mudanças para 2024
- Como a Gestão de Mudanças lida com riscos
- A importância dos Rituais de Cultura em Projetos Estratégicos
Quer receber mais conteúdos como esse no seu e-mail? Basta preencher o formulário abaixo.
