Otimização é uma palavra que conquistou um espaço de destaque no vocabulário de muitos profissionais, principalmente os que prezam pela produtividade. E existe uma boa razão para isso.
Otimizar os processos de uma empresa ou de um projeto permite melhorar e aperfeiçoar os métodos, procedimentos e fluxos de trabalho para aumentar a eficiência, reduzir custos, minimizar desperdícios e melhorar a qualidade dos resultados.
Na Gestão de Mudança Organizacional, isso não é diferente. Por essa razão, trouxemos algumas dicas para que você também consiga otimizar os processos.
Por que otimizar a Gestão de Mudanças?
A Gestão de Mudanças é um processo essencial para o sucesso de qualquer organização que esteja passando por uma mudança, seja ela grande ou pequena. Sendo assim, otimizar os processos pode potencializar os benefícios da mudança, fazendo com que ela seja implementada de forma mais eficaz.
Além disso, como sempre ressaltamos aqui, o principal desafio da Gestão de Mudanças é entender o lado humano por trás da mudança, já que elas só alcançam os resultados planejados, se forem adotadas por todos os envolvidos no processo.
Dessa forma, otimizar a Gestão de Mudanças, buscando entender como cada detalhe afeta aqueles que estão passando pelo processo de transformação na empresa, também possibilita uma melhor aceitação das mudanças por parte dos colaboradores envolvidos.
Para entender um pouco melhor sobre como funciona, aproveite para conferir a entrevista onde nossa COO, Niviani Rudek, explica como o serviço de Gestão de Mudanças do GW Value Strategy é customizado para a realidade de cada cliente, buscando entender o impacto das mudanças no lado humano da empresa e atuando fortemente na comunicação, capacitação da atuação para aceitação do novo.
Como otimizar a Gestão de Mudanças?
Cada empresa é única, e cada projeto implementado por ela também é. Essa é a primeira premissa que um GMO deve ter em mente quando for conduzir um projeto de Gestão de Mudanças, já que as técnicas e estratégias que serão utilizadas irão variar de acordo com a necessidade dos envolvidos e do momento do projeto e da organização.
Apesar disso, podemos elencar algumas ações que podem ajudar na otimização da Gestão de Mudanças, como:
1. Começar com um planejamento cuidadoso
A Gestão de Mudanças é uma disciplina estratégica dentro de uma organização que está buscando mudar os seus processos, o que também exige que o GMO tenha muita cautela no momento de definir a estratégia adotada.
É importante, logo no início do projeto, definir claramente quais são os objetivos da mudança, os benefícios e os resultados a serem alcançados para então entender como a Gestão de Mudanças pode contribuir com os objetivos estratégicos.
Outro ponto que o GMO deve ter muita atenção nesse processo é na identificação e comunicação com os stakeholders do projeto. Um plano de ação que promove buy-in, comprometimento e apoio dos stakeholders, através de uma comunicação frequente e transparente, abrangendo funções, responsabilidades e o impacto mais amplo da mudança, tende a gerar melhores resultados.
2. Identificar as pessoas influentes
Facilitar a mudança em uma organização não é uma ação que deve ser feita exclusivamente pelo GMO ou por aqueles em posições de autoridade no local de trabalho.
Existem alguns membros influentes na equipe em todos os níveis organizacionais, e identificar esses campeões da mudança é algo que pode ajudar a conquistar o apoio dos colaboradores.
Conversar com esses funcionários, ouvir seus feedbacks e solicitar comprometimento deles é uma maneira de garantir o apoio ao plano de Gestão de Mudanças. Para isso, o GMO precisa ser aberto e transparente sobre por que está buscando o apoio deles e oferecer a oportunidade de serem membros-chave da equipe de liderança de Gestão de Mudanças.
3. Comunicar claramente a visão
A primeira etapa do trabalho do GMO é formular uma visão do que espera alcançar com o seu processo de Gestão de Mudanças. Quanto maiores e mais ambiciosas forem essas mudanças, mais convincente essa visão deve ser para a organização.
Mudanças significativas podem resultar em alterações nas declarações gerais de visão e missão da empresa, então uma comunicação regular e transparente ajuda a estabelecer o apoio necessário para a mudança e a adoção organizacional.
Parte da implementação de uma visão forte, bem-sucedida e persuasiva é apresentá-la claramente aos outros. Quanto mais pessoas o GMO conseguir alcançar e ilustrar sua visão, menos resistência provavelmente enfrentará.
A resistência à mudança é sempre inevitável, pois faz parte da natureza humana, mas o GMO pode tomar medidas para superar essas barreiras, como você pode conferir nesse outro conteúdo:
4. Estabelecer marcos
A chave para estabelecer marcos na Gestão de Mudanças é mantê-los alcançáveis.
A mudança, em sua essência, tem como objetivo servir a algum propósito. Para implementações de mudança mais longas, esse objetivo pode parecer distante e até inatingível para muitos no início da jornada. Por isso, marcos regulares e alcançáveis podem ajudar no acompanhamento do progresso e a monitorar se a mudança está avançando em direção aos seus objetivos, além de fornecer a você e à equipe algo para comemorar ao longo do caminho.
Sem contar que os marcos ajudam a manter os membros da equipe envolvidos e a fazer com que sintam que seus esforços em prol da mudança estão valendo a pena.
5. Focar em metas alcançáveis
Seguindo a mesma linha de raciocínio, procure estabelecer metas facilmente alcançáveis no início da implementação da mudança, as famosas “quick wins”.
Nada é mais motivador ou tranquilizador do que indicadores de progresso em direção ao sucesso. É importante demonstrar que o plano está funcionando, proporcionando a todos uma base sólida de razões para continuar apoiando a Gestão de Mudanças.
Estabelecer metas iniciais alcançáveis oferece à equipe motivos para celebrar durante o caminho da implementação de um projeto.
Conclusão
Cada projeto tem uma característica própria, e algumas mudanças podem ser menores e mais fáceis de implementar, enquanto outras exigem muito esforço de todos os envolvidos.
Mas, independentemente do escopo da mudança, o que realmente ajuda a otimizar a Gestão de Mudanças é seguir os princípios básicos.
Se você quer aprender ainda mais sobre o tema, temos diversos conteúdos em nosso blog que podem te ajudar, como:
- 7 tendências da Gestão de Mudanças para 2024
- Quando fazer a Gestão de Mudanças?
- Como a Gestão de Mudanças lida com riscos
- Gestão de Mudanças Organizacionais: como engajar a diretoria de negócio na implementação de novas tecnologias?
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